Shadow IT : définition et gestion du risque

Le phénomène du Shadow IT a pris de l'ampleur avec la montée en puissance des applications SaaS (Software as a Service) et des outils cloud. Si cette pratique peut favoriser la productivité des employés, elle expose aussi les organisations à de sérieux risques en termes de sécurité, de conformité et de gestion des données. 

Alors, faut-il avoir peur du Shadow IT ?

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Définition du Shadow IT

Le terme Shadow IT désigne l'utilisation de systèmes, de logiciels ou d'applications au sein d'une organisation sans que le service informatique (ou le service compétent, quel qu’il soit) n’en soit informé. 

Les collaborateurs peuvent par exemple utiliser, sans que l’employeur ne le sache, des services de stockage en ligne comme Dropbox ou Google Drive ou encore des plateformes de gestion de projet comme Asana ou Trello. Ces outils, bien qu’efficaces, sont souvent intégrés de manière non contrôlée, créant des failles potentielles dans la gestion des données et la sécurité des systèmes.

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Pourquoi le Shadow IT est-il en pleine expansion ? 

Le Shadow IT se développe dans les entreprises en raison de deux facteurs principaux. 

Des besoins non couverts par les outils internes

Les collaborateurs cherchent des solutions adaptées à leurs missions. Si les outils internes sont jugés inefficaces, ils peuvent adopter d’autres solutions qu’ils jugent plus appropriées. 

Des processus de validation trop longs

Obtenir l’approbation pour un nouvel outil peut prendre, dans certaines organisations, jusqu’à plusieurs mois. Certains préfèrent donc contourner ces délais en installant directement des applications.

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Quels sont les avantages du Shadow IT ? 

Le Shadow IT peut présenter quelques avantages, notamment pour des questions de productivité et de flexibilité : les employés adoptent des outils qui répondent directement à leurs besoins et qui leur permettent de gagner en efficacité. 

Cela favorise l’expérimentation et l’adoption rapide de nouvelles technologies. En intégrant de nouveaux outils de travail, les collaborateurs permettent à l’entreprise de tester de nouvelles solutions et de les intégrer plus rapidement.

Malgré ces avantages, le Shadow IT présente un certain nombre de risques pour les entreprises dont il est important d'avoir conscience.

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Les risques liés au Shadow IT

✓ Sécurité

L'utilisation non contrôlée d’applications n’ayant pas été soumises aux processus de validation appliqués par l’entreprise pose des problèmes en termes de sécurité. Cette pratique rend difficile le suivi des données par le service informatique et rend de fait l’organisation vulnérable. Un logiciel installé sans approbation ou un envoi de fichier par mail peuvent rapidement exposer l’entreprise à des cyberattaques. 

Une étude de 2022 avait d’ailleurs révélé que 69 % des cadres techniques considèrent le Shadow IT comme la principale préoccupation en matière de sécurité. De plus, lorsque des employés quittent l'entreprise, ils peuvent encore avoir accès à ces applications non gérées, augmentant le risque de fuite de données.

✓ Conformité

Les entreprises sont souvent soumises à des réglementations strictes en matière de protection des données, comme le RGPD. Le recours à des applications non autorisées complique leur capacité à s’y conformer. Elles peuvent alors se retrouver en infraction, sans même en avoir conscience.

✓ Coûts cachés

Le Shadow IT entraîne des coûts cachés pour les entreprises. Quand elles ne savent pas quelles applications sont utilisées, elles n’ont pas non plus conscience de celles qui sont sous-utilisées. Résultat ? Un retour sur investissement insuffisant sur les outils métiers. 

Dans la pratique, vous payez pour 20 licences d'un outil de gestion de projet, mais seulement 10 personnes l'utilisent réellement, les autres l’ayant délaissé pour d’autres solutions jugées plus adaptées, sans que vous en soyez informé. Ou alors, vous avez des frais récurrents pour des services de stockage cloud que vos équipes utilisent de manière sporadique, alors qu'une solution centralisée ou un espace partagé pourrait suffire.

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Quelles solutions pour éviter le Shadow IT ?

Pour contrôler la pratique du Shadow IT et limiter les risques pour l’entreprise, il faut commencer par faire prendre conscience des risques aux collaborateurs. Il faut éduquer sur la question, pour qu’ils saisissent les enjeux de la pratique, et clairement définir les limites de ce qui est faisable ou non en termes de pratiques informatiques. 

Dans un second temps, pour se prémunir au mieux contre les risques du Shadow IT, l'idéal est d'opter pour une solution de gestion de votre parc informatique et de vos licences. Ces solutions permettent en effet de mettre en place des politiques de sécurité sur les appareils et les solutions utilisées dans l’entreprise et d’identifier et de contrôler les applications non autorisées utilisées par les collaborateurs. 

Manystacks vous propose une solution de gestion de votre parc informatique qui vous permet notamment de : 

🔍 Identifier les applications non autorisées
🔑 Contrôler les accès et les permissions
💰 Optimiser les coûts en ne payant que pour les licences réellement utilisées
📜 Mettre à disposition des collaborateurs un catalogue de licences validées par vos services

En adoptant notre solution de gestion, vous prenez le contrôle sur votre sécurité et votre conformité et vous maîtrisez vos dépenses en ne subissant plus les coûts cachés.