Onboarding : un guide complet pour réussir l’intégration de vos collaborateurs

Onboarding, définition

L’onboarding, c’est tout simplement l’intégration d’un nouveau salarié. Il correspond à une période assez large, depuis la promesse d’embauche jusqu’aux quelques semaines qui suivent l’arrivée dans l’entreprise. Certains le font même durer jusqu’à la fin de la période d’essai. 

Un onboarding réussi doit permettre au nouvel employé d’arriver dans l’entreprise dans les meilleures conditions possibles et d’être bien accompagné dans sa prise de poste. 

‍

Onboarding : quels avantages pour l’entreprise ?

Un onboarding réussi augmenterait de 58 % les chances qu’un employé reste au sein de la structure. Quand on sait à quel point il est difficile pour les entreprises de trouver des talents qui leur correspondent et combien les recrutements nécessitent de temps et d’investissement, on comprend l’importance de s’y pencher sérieusement. 

✓ Fidélisation des collaborateurs

Vous n’avez qu’une seule chance de faire une bonne première impression, et celle-ci influencera nécessairement l’image que votre nouveau collaborateur aura de votre entreprise. Un onboarding bien mené permet d’augmenter la rétention des nouveaux employés et donc de réduire le turnover.  

✓ Augmentation de la productivité

Un talent bien accueilli est un talent productif plus rapidement. En préparant en amont votre onboarding, vous évitez à votre nouveau collaborateur de passer sa première journée à créer des comptes sur vos différents supports et à crouler sous la paperasse. Et donc, vous lui permettez de se concentrer sur ce qui compte vraiment : se familiariser avec la culture de l’entreprise, comprendre les enjeux du poste et développer une bonne compréhension des processus de travail. 

✓ Minimisation des coûts

Le turnover coûte cher aux entreprises et un mauvais onboarding peut le favoriser. 45 % des démissions ont lieu la première année et on estime que 80 % des nouvelles recrues prennent la décision de rester ou non dans l’entreprise durant les six premiers mois de leur contrat. Aujourd’hui, il est estimé qu’un onboarding raté coûterait environ 7 000 euros à une entreprise, montant auquel il faut ajouter le temps humain dédié au recrutement du collaborateur ainsi que la gestion administrative liée à son arrivée. 

‍

‍Le preboarding 

L’onboarding doit être bien pensé en amont : c’est ce qu’on appelle le preboarding. Il correspond à la période entre la promesse d’embauche et la prise de fonction du nouveau collaborateur. 

‍Mail de bienvenue

C’est un incontournable du preboarding : le mail d’intégration sert à structurer l’arrivée de votre collaborateur en amont et à lui transmettre toutes les informations utiles pour son arrivée. 

Que doit contenir le mail d’accueil ? 

• des informations pratiques sur son premier jour : date, heure et lieu d’arrivée 
• le nom et la fonction de la personne ressource qui sera là pour l’accueillir et le guider tout au long de sa première journée
• le planning de sa première journée ou de sa première semaine
• des documents pour lui permettre de se familiariser avec votre entreprise (et éviter de le faire crouler sous les informations le jour-j) : présentation de l’entreprise, de son histoire, de ses valeurs, les différents métiers, l’organigramme, etc.

Maintien du lien

Vous pouvez également l’inviter à certains de vos événements, pour lui permettre de mettre un premier pied dans l’entreprise et de créer du contact avec ses futurs collègues, et garder le lien en lui partageant votre newsletter par exemple, si vous en avez une. 

Préparation du matériel informatique

Ordinateur, écran, clavier, souris, casque, station d’accueil, tablette graphique, etc. Vous devez prévoir l’ensemble du matériel informatique dont votre collaborateur a besoin (ce qu’on appelle une stack) que vous pouvez décider d’acheter ou de louer. 

‍Création des comptes et des accès

Mail, cloud, applications, logiciels… il vous faut créer des comptes et des accès pour tous les outils que vous utilisez au sein de votre entreprise et dont le collaborateur aura l’usage.

Onboarding le jour-j

Si vous êtes bien préparé en amont, la première journée de votre collaborateur devrait pouvoir se concentrer sur ce qui compte vraiment : son intégration au sein de l’équipe et sa prise de poste.

Pour cela, prévoyez ces quatre étapes essentielles : 

‍Un rendez-vous avec les ressources humaines

Pour valider les aspects administratifs liés à l’intégration : contrat de travail, règlement intérieur, mutuelle, tickets restaurant, etc. 

Un rendez-vous avec le manager ou le N+1

Pour évoquer plus en détails les missions du poste et les attentes vis-à-vis du nouveau collaborateur. 

Une visite des locaux

Pour présenter à votre recrue son nouveau lieu de travail et en profiter pour faire les présentations officielles auprès de ses collègues. 

La prise de poste

Installez votre nouveau collaborateur à son espace de travail et fournissez-lui tout le matériel et les documents dont il pourrait avoir besoin. 
‍

Après le jour-j

Une fois le grand jour passé, ne laissez pas votre talent livré à lui-même. Une étude de Cadremploi de 2019 a mis en évidence le fait que 65 % des cadres ont démissionné dans les six mois qui ont suivi leur arrivée. Après l’arrivée du collaborateur, il est donc très important de poursuivre son accompagnement pour identifier en amont d’éventuelles difficultés afin de pouvoir y remédier. 

‍Un suivi régulier

Organisez des rendez-vous réguliers avec le manager à une fréquence adaptée aux besoins du collaborateur (en fonction de ses missions et de son expérience) pour évaluer sa progression, répondre à ses questions et ajuster ses objectifs si cela est nécessaire. 

Du mentoring 

Vous pouvez attribuer un mentor à votre nouvelle recrue, qui lui servira de guide dans la découverte de l’entreprise et de son environnement de travail sur des sujets plus informels que ne le fera le manager. 

De la formation continue

Proposer des formations complémentaires peut être un bon moyen d’aider votre collaborateur à développer des compétences utiles dans le cadre de ses nouvelles missions. 

Des feedbacks 

Et, surtout, encouragez vos collaborateurs à vous faire des retours sur leur intégration afin d’identifier des points d'amélioration et d’ajuster vos pratiques, pour faire encore mieux au prochain recrutement ! 
‍

La checklist d’un onboarding réussi

• Envoyer le mail de bienvenue avec toutes les informations utiles.
• Préparer le poste de travail et les équipements IT.
• S’assurer que tout l’administratif est prêt (contrat, mutuelle, prévoyance, etc.).
• Configurer les comptes et accès nécessaires.
• Informer l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur.
• Organiser les entretiens d’intégration avec les RH et le manager.
• Préparer un planning pour la première journée ou les premiers jours. 
• Planifier une visite des locaux.
• Prévoir un temps de présentation avec les collègues.
• Fournir un pack de bienvenue avec les documents essentiels pour découvrir l’entreprise. 
• Prévoir des points réguliers de suivi après l’arrivée.
• Offrir des formations continues adaptées au poste.
• Recueillir le feedback du nouveau collaborateur pour améliorer le processus (rapport d’étonnement, mesure de satisfaction, etc.).