IT Asset Management : pourquoi et comment faire un inventaire informatique ?

ITAM, définition

L’IT Asset Management (ITAM), ou gestion des actifs informatiques, est un ensemble de processus de gestion des actifs matériels et des actifs logiciels. Pour faire simple, ce sont les processus que l’entreprise met en place pour s’assurer que l’ensemble du matériel et des logiciels soient répertoriés dans une base régulièrement mise à jour. 

L’environnement informatique des entreprises est complexe. Pour avoir une gestion efficace de l’ensemble des logiciels et du matériel qu’elles emploient, il est d’usage de réaliser une base de données pour référencer chacun des éléments : une CMDB, pour Configuration Management Data Base.

Pourquoi faire un inventaire IT ?

L’inventaire de vos équipements informatiques n’est pas une simple formalité administrative, c'est un pilier de la gestion de votre entreprise qui permet d’avoir connaissance de tous les équipements matériels et logiciels utilisés. Cela permet :

✓ d’optimiser les coûts : en vous évitant d’acheter des équipements que vous possédez déjà ou de payer pour des licences inutilisées
✓ d’assurer la sécurité : en identifiant d’éventuelles vulnérabilités, en mettant à jour vos logiciels et en sachant quels appareils sont en circulation 
✓ de simplifier votre gestion : en connaissant l’état, l’emplacement et la quantité de vos équipements, vous pouvez plus facilement anticiper les remplacements, identifier les équipements en panne ou obsolètes et vous assurer que tous les logiciels sont conformes aux réglementations. 

Inventorier le matériel informatique

Ces dernières années, nos parcs informatiques se sont densifiés. On utilise désormais, en plus des classiques ordinateurs ou serveurs, une multitude de devices mobiles et d’objets connectés. Ces équipements, on les appelle des actifs informatiques. Ils regroupent l’ensemble du matériel nécessaire au fonctionnement de l’entreprise et des équipements utilisés par les collaborateurs pour réaliser leurs tâches.

Dans votre inventaire du matériel informatique, il vous faudra donc répertorier : 

○ les postes de travail informatiques : ordinateurs de bureau ou portables et accessoires 
○ les appareils mobiles : smartphones, tablettes, etc. 
○ les équipements réseau : routeurs, modems, câbles réseau, etc.
○ les périphériques : imprimantes, clés usb, disques durs, casques audio, écrans, etc.
○ les objets connectés : caméras de surveillance, systèmes de contrôle d’accès, capteurs et autres appareils connectés
○ les serveurs et dispositifs de stockage

La gestion des actifs logiciels (SAM)

Quand il s’agit d’inventaire, il ne faut pas négliger les logiciels. Tout comme les actifs matériels, les actifs logiciels se font de plus en plus nombreux, et leur gestion, le Software Asset Management (SAM), se complexifie. Elle reste pour autant essentielle, car elle permet :

✓ d’améliorer la sécurité, en s’assurant que tous les logiciels sont à jour et conformes aux politiques de sécurité de l’entreprise 
✓ d’assurer la conformité en respectant les accords de licence et donc d’être mieux préparé en cas d’audit 
✓ de centraliser la gestion des licences pour automatiser les renouvellements, simplifier le suivi et éviter les interruptions de service
✓ d’optimiser l’utilisation des logiciels en éliminant les licences inutilisées et en ajustant les licences en fonction des besoins des utilisateurs
✓ de gérer l’obsolescence, en surveillant les mises à jour et en anticipant la fin de vie des logiciels pour prévoir leur remplacement. 

Les actifs logiciels comprennent l’ensemble des logiciels utilisés dans l’entreprise, qu’ils soient achetés, loués, gratuits ou développés en interne. Cela inclut : 

○ les systèmes d’exploitation : Windows, iOS, Android
○ les middleware
○ les moteurs de base de données
○ les logiciels métiers : facturation, gestion des stocks, etc. 
○ les outils de développement
○ les applications de productivité : Microsoft Office, Google Workspace, etc.
○ les solutions de sécurité et de gestion des accès

Organiser l’inventaire des équipements

✓ Créer sa base manuellement

Pour organiser votre inventaire, deux options s’offrent à vous. La première est de répertorier vous-même vos équipements au sein de ce qu’on appelle une CMBD (Configuration Management Database), qui vous permet d’avoir une vue centralisée de vos actifs et de faciliter leur gestion. 

Vous pouvez réaliser cet inventaire sur un fichier Excel ou Google Sheets. Il devra contenir les champs suivants : 

○ le nom de l’équipement ou du logiciel 
○ la catégorie et la sous catégorie : matériel (ordinateur, téléphone, clavier, etc.) ou logiciel (application de gestion, suite bureautique, outil métier, etc.)
○ le constructeur
○ le numéro de série ou de licence
○ la localisation
○ la date d’achat et la fin de vie estimée 
○ la date de renouvellement pour les logiciels
○ le coût initial pour le matériel 
○ les frais de renouvellement pour les logiciels
○ les adresses mail de connexion et les mots de passe pour les logiciels
○ l’utilisateur
○ le statut

Vous pouvez mettre à jour cet inventaire tous les trois à six mois pour y ajouter de nouveaux équipements, supprimer ou archiver les équipements devenus obsolètes et suivre l’utilisation des logiciels. 

✓ Utiliser des outils pour simplifier la tâche

Cette méthode est toutefois chronophage et peut vite se révéler complexe pour des structures avec un grand nombre d’actifs informatiques. Pour inventorier, classer et suivre l’état de ses logiciels et de ses licences de façon systématique et simplifiée, des solutions logicielles existent. 

Grâce à ces outils, vous pouvez centraliser la gestion de votre flotte informatique et bénéficier en temps réel d’informations sur l’état de votre matériel, l’utilisation des licences au sein de vos équipes ou encore les failles et les vulnérabilités de votre environnement informatique. 

Pour faciliter le travail des équipes IT et des référents informatiques, Manystacks a créé le Hub, une plateforme tout-en-un pour centraliser la gestion des équipements et des licences : acheter ou louer son matériel, piloter son parc, assurer la conformité de ses appareils. Cet outil permet notamment d’avoir à tout moment une vision complète sur l’ensemble du matériel et de licences de l’entreprise.